sábado, 22 de junho de 2013

Suas compras são eficientes?

Por: Cezar Nogales - Consultor
contato@snhotelaria.com.br
www.snhotelaria.com.br
Avaliar se suas compras são eficientes irá determinar se o seu hotel é eficiente no resultado final, afinal de contas suas compras são de extrema importância e vão de encontro com a questão econômica, questão de qualidade, prazo de entrega e apresentação do produto e muitas vezes hoteleiros de renome tem o seu Tendão de Aquiles nesta ação gerencial.
Suas compras devem ser eficientes o suficiente para que o seu hóspede não sofra com escolhas erradas e liquide com a hospitalidade que todos os meios de hospedagem devem oferecer. Então como determinar se o compras está sendo eficiente para a manutenção deste quesito básico?
Veja a seguir algumas dicas para que suas compras sejam eficientes o suficiente para que seu meio de hospedagem nunca sofra com esta ação gerencial:

Escolha produtos de qualidade
Parece simples mas não é, escolher produtos de qualidade quando se sabe que qualidade é ir de encontro com expectativas geradas é algo bastante difícil de conseguir, uma vez que cada hóspede é diferente um do outro e se por acaso você achar que basta escolher determinada marca... É ai que está o erro.
Em primeiro lugar devemos entender que a qualidade é diferente para cada individuo, logo, um determinado grupo de hóspedes gosta de uma coisa e outro determinado grupo gosta de outra coisa, logo, a maneira mais lógica de atender a “gregos e troianos” é o de buscar os produtos que você usaria consigo mesmo e que atenda as necessidades de todos seus hóspedes e somente se consegue atender a todos perguntando, afinal de contas ninguém tem bola de cristal.
Veja, por exemplo, o café da manhã: em um determinado hotel certo hóspede perguntou como era o café da manhã e a resposta dada foi de que o café da manhã é bastante completo com chás, sucos, frutas, pães, ovos, etc. foi então que o hóspede indagou: “tem tapioca?”, o hotel se localizava na cidade de São Paulo e é obvio que não é habito nesta cidade servir tapioca, contudo, a equipe sabendo disto, logo se preparou para que no dia seguinte pudessem servir esta iguaria.

Seja especifico
Outra grande ilusão é de que o comprador irá escolher aquele determinado produto que você imaginou comprar. Compradores eficientes são aqueles que encontram o melhor preço, no melhor prazo de entrega e na melhor condição de pagamento, logo, se você pedir algo que existe em grande variedade de qualidade e preço, ele vai escolher o mais barato, um exemplo disto são os sabonetes que você coloca a disposição dos hóspedes, no mercado de amenities há varias marcas, preços e qualidades, assim como na gondola do supermercado, os que estão embaixo da gondola em geral são os mais baratos e de qualidade sofrível, os que estão a altura de seus olhos tem a qualidade média exigida pela maioria e consequentemente com preços mais elevados e os que estão acima de sua cabeça são de qualidade superior e com preços muito mais elevados. Muitas vezes o mesmo fabricante de amenities tem esta mesma gama de produtos, desde o sabonete básico até mesmo os 100% vegetais e obviamente que o preço do básico é muito inferior ao do 100% vegetal, logo, se você está preocupado com a qualidade que seu hotel dá ao seu hóspede, estas questões que parecem não ter importância são na verdade de grande importância na satisfação pessoal e ser bastante especifico no produto que você quer que o comprador faça a tomada de preços determine uma paridade igualitária para todos os fabricantes.

Escolha a forma de pagamento adequada ao seu recebimento
Se o seu prazo médio de recebimento é de 15 dias o seu prazo de pagamento deve ser igual ou superior a este prazo.
Escolher o prazo de pagamento correto vai determinar como será o seu fluxo de caixa e gerenciar o fluxo de caixa é de suma importância para que se façam compras de forma correta, sem atropelos, compras emergenciais ou até mesmo ter de pagar mais caro para entender prazos de pagamentos mais longos, logo, a melhor forma de administrar isto é fazendo o planejamento anual operacional juntamente com a previsão orçamentária de forma correta, mas não basta apenas fazer o planejamento anual, este serve de base para que você faça o devido acompanhamento na gestão de sua unidade.

Fornecedores de serviços devem ser seus parceiros
Em muitos casos o meio de hospedagem não consegue ter um determinado serviço diretamente sob sua gestão, o que é o caso, em sua maioria, das lavanderias e dependendo do tamanho de seu hotel, a lavanderia interna se torna algo de grande investimento de implantação devido ao seu maquinário e a quantidade de roupa a ser lavada, logo, contratar o serviço de uma lavanderia especializada se torna imprescindível. Por este mesmo motivo e pelas nuances operacionais dos hotéis, as lavanderias devem lhe atender de acordo com as exigências operacionais que você tem e as exigências de qualidade que o meio de hospedagem necessita, logo, a lavanderia deve ser como um membro ativo dentro de seu hotel e não apenas um terceiro que presta serviços, já que estará influenciando diretamente na satisfação de seu hospede.

Nunca terceirize serviços críticos
A terceirização é uma ótima ferramenta para aqueles serviços e produtos que não são a base de sua produção e em se tratando de meios de hospedagem os serviços de base são: um belo sono de qualidade, banhos agradáveis e alimentação rememorável, ponto participe para este último, a grande maioria dos hóspedes quando estão em outra cidade se lembram dos hotéis pelo café da manhã que tiveram, pergunte a qualquer amigo que você tenha sobre a sua última viagem, ele de cara ira dizer como foi o café da manhã e de fato, muitos hotéis são avaliados pelos hóspedes de acordo com este três itens, a noite de sono, o banho que tomaram e principalmente o café da manhã que tiveram, logo, terceirizar estes serviços é um tiro no pé e sabe por quê? Se você não consegue dar um serviço de qualidade, seja pelo custo de mão de obra, seja pelo trabalho que dá administrar, nenhuma terceira empresa irá se preocupar de fato com o hóspede que está ali senão pelo ganho que ele tem, logo, este fará de tudo para reduzir seu custo ou então irá lhe cobrar muito mais caro do que se fosse administrado por você mesmo, então deixe de preguiça e assuma o serviço e administre como deve ser administrado, pois o foco você saber qual é: a satisfação de seu hóspede.

Não confunda investimento com operações
Investimento é o ato ou efeito de investir capitais destinados à seus equipamentos ou produtos para aquisição de meios de produção, logo as questões operacionais são muito especificas e não carecem de depreciação, já os investimentos além de ter um valor alto de aquisição duram por um maior período de tempo e por isso mesmo depreciam de acordo com o tempo que passa. Em muitos casos encontro que a aquisição de roupa de cama e banho é tomada como aquisição de operações (custo) e não como um investimento, logicamente que em grande parte dos hoteleiros isto é tido como certo devido a que sempre operaram em administradoras e estas administradoras não querem perder tempo pedindo autorização para compra de lençóis aos proprietários do hotel, contudo se avaliarmos corretamente, os lençóis são investimentos e devem ser tratados como tal. O exemplo didático dos lençóis poderá lhe surpreender já que é de costume trata-lo como compra comum de operações, vejam as seguintes características deste produto:
Durabilidade: mínima de 235 lavadas; Quantidade: mínimo de 3,2 trocas por jogo; Logo: um jogo de lençol deve lhe durar pelo menos 1.074 lavadas (ou dias) considerando uma ocupação de 70%, o que lhe dá uma vida de quase 3 anos. Para fazer a conta e chegar ao resultado que cheguei basta fazer o seguinte: (Tempo de duração x numero de jogos) divido pelo uso ou T= |(235 x 3,2)/0,7|
Outro exemplo são os televisores ou monitores (afinal de contas a televisão chegou ao seu fim com a internet e os smart TV já são uma realidade), o tempo de vida programada para os televisores tubulares era de 5 anos, e todos temos estes equipamentos em nossas casas, em alguns casos, com mais de 15 anos funcionando, a diferença dos novos equipamentos são os softwares e programas exigidos para sua funcionalidade logo, o tempo de vida deste produto de fato se tornará de 5 anos ou menos da mesma forma que os computadores pessoais, alguns hotéis alugam estes equipamentos o que deixa de fazer parte do investimento e passa a se tornar custo operacional, mas se você fizer as contas o valor financeiro da questão será igual, a única diferença é que lhe dará um resultado com o lucro operacional bruto menor do que deveria ser.
Para resolver estes quesitos, nada melhor do que estar previsto no seu plano operacional anual (mais uma vez) e guardar o valor de sua depreciação para uma nova aquisição. Calcular o valor da depreciação não é nada difícil, basta valorar a aquisição e dividir pelo tempo de troca ou uso do produto, colchões de molas, por exemplo, tem uma durabilidade de até 10 anos (assim como os lençóis de algodão egípcio) o que são exatos 120 meses, logo, se a sua aquisição foi de R$ 12.000,00 para um produto que dure 120 meses, você deve guardar R$ 100,00 adicionando a inflação para adquirir novos quando o tempo de uso do produto acabar.

Cuidado com o modismo
Moda muda constantemente, assim como os sapatos das mulheres, eles existem em grandes quantidades e a cada minuto são trocados, logo, seguir a moda nem sempre é factível ou imprescindível para seu meio de hospedagem. Lembre-se de que o hóspede busca qualidade de acordo com as expectativas que ele gera a partir do que você propõe como produto, logo, os hotéis basicamente servem para uma noite de sono tranquila com um banho gostoso e uma alimentação memorável, obviamente que não devemos confundir modismo com novas tecnologias que serão aplicáveis para todos como é o caso da internet, como são as smart tv e como serão os colchões com espuma do “atronauta”, são tecnologias que vieram para ficar. Analise de fato a tendência tecnológica para não confundir com o modismo, afinal os cinquentões se lembram dos investimentos feitos no Betamax que não deram certo.


Em resumo, suas compras devem ser ponderadas, aplicáveis ao dia a dia, devidamente corretas e não serem confundidas com investimentos, sempre com o uso da lógica, do bom senso e da coisa que mais nos influência: a nossa percepção do que o hóspede quer e do que nós mesmos queremos.

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